Um calendário de LEGO que sincroniza com o Google Calendar


Para organizar os projectos pendentes e a equipa, consoante os timings dos clientes, o estúdio de design londrino Vitamins tem na parede uma agenda, feita unicamente com peças de LEGO, que sincroniza digitalmente com o Google Calendar.

O Vitamins, uma pequena agência de design, situada em Londres, criou uma agenda feita com LEGO e montou-a na parede para que os seis designers que lá trabalham saibam o que têm de fazer e quando o têm de fazer. Até aqui, nada de mais. A cena é que basta uma foto com o smartphone para que todos os eventos e timings da agenda sejam sincronizados com o Google Calendar.

Cada bloco horizontal representa um mês, em que cada coluna é um dia da semana e cada linha é uma pessoa do estúdio (que tem 6 pessoas). Cada projecto tem a sua cor, existindo um pequeno lembrete escondido sobre que cor corresponde a cada projecto. E cada peça de LEGO representa meio dia gasto num projecto particular.

E como acontece a sincronização offline-online? Sempre que existe uma alteração, a pessoa só tem de tirar uma foto à agenda; enviar essa foto para um endereço de e-mail especial criado pela empresa; e esperar por um e-mail com a confirmação que a informação do calendário foi sincronizado com o seu Google Calendar. Para que tudo funcione, o Vitamins desenvolveu de raiz um software capaz de perceber a agenda de LEGO (a posição e as cores das peças) e de sincronizar a informação recolhida com o Google Calendar (o serviço actualmente usado internamente pela empresa, mas pode ser usado qualquer outro calendar cloud-service).

A ideia é awesome. Consegue juntar o não-digital ao digital e, certamente, criar uma nova dinâmica na empresa. Porque, acima de tudo, são estas pequenas coisas que distinguem as empresas das outras, que criam ambientes agradáveis entre quem lá trabalha (ainda, por mais, em ambientes familiares como o da Vitamins, que só tem 6 funcionários).

Como apareceu a ideia? A Vitamins começou por analisar as diferentes formas que existem para organizar coisas: post-its no ecrã do computador, listas to-do, apps específicas, agendas de papel… Depois, reuniu uma série de insights, de ideias para o melhor gestor de projectos: ser grande e visível (o ecrã de um computador ou de um smartphone não deixa ver vários meses de uma só vez); ser palpável (dar para sentir o tamanho do tempo); ser offline e online (para poder ser visto em qualquer parte); ser flexível (servir para todos, independentemente do método que cada um usa para se organizar); ser limpo e arrumado (com uma estrutura/organização simples); ser seguro (ser algo que esteja na parede sem dar detalhes sobre os nomes dos clientes e os projectos em curso).

O desafio mais complicado, talvez, foi encontrar uma maneira de juntar todos os insights recolhidos num produto final. Começou -se por se pensar numa solução toda tecnológica, mas rapidamente percebeu que quanto mais tecnologia metia mais restrito ficava o sistema. E depois lá se se lembrou do LEGO e de como poderia usar este para criar um sistema que todos pudessem usar de forma simples e palpável. Este calendário já é usado no Vitamins há cerca de 1 ano.

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